Au 1er mai 2025, les Cours d'Appel ont cessé de délivrer des apostilles. Il faut désormais aller sur le site apostille.notaires.fr. Visite guidée.
La demande est décrite comme se faisant en 5 minutes et 4 étapes.
1 - Contexte
Motif : probablement demandé à des fins statistiques. N'a aucune importance ni conséquence.
Pays de destination : la liste contient tous les pays du monde, qu'ils soient signataire de la convention de la Haye ou pas (exemple : l'Iran) ! On y trouve aussi tous les pays qui sont en dispense d'apostille avec la France (exemple : l'Italie) … Ce n'est pas de nature à éviter les erreurs et dénote une bien faible compréhension du sujet.
2 - Informations de contact
Cet écran ne respecte pas la loi.
La tarification de l'apostille dématérialisée a été fixée par un décret du 10 avril 2025 https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000051469010 : 12 € TTC pour les "personnes physiques" et 24 € pour les "personnes morales". Ce distinguo a été déformé en un choix "particulier" et "professionnel". Les "particuliers" sont toujours des "personnes physiques", mais de très nombreux "professionnels" ne sont pas des "personnes morales". En présentant ainsi les choses, les chambres notariales font payer 2 fois trop cher à tous les auto-entrepreneurs, catégorie très nombreuse chez les traducteurs assermentés et même chez les avocats.
Nous recommandons à tous les experts de cliquer sur "particulier" pour ne pas se faire surtaxer indumment.
S'en suit un long formulaire pour les coordonnées du demandeur qui n'a rien d'anormal. Le demandeur doit choisir la Chambre notariale de sa région.
3 - Les documents
Après une confirmation de l'adresse mail saisie par un lien, nous arrivons au coeur des problèmes
Notons au passage que le mail reçu contient 2 pièces jointes amusantes, car ce sont des fichiers vectoriels de type "SVG" totalement illisibles pour qui n'est pas informaticien. Rassurez vous, ils ne contiennent rien d'intéressant ni d'utile.
Famille de documents : les demandeurs expérimentés reconnaitront les 9 catégories décrites dans la convention de La Haye et qui pour certains pays de destination ont une incidence sur la dispense ou le type de légalisation. Vous pouvez choisir ce que vous voulez, rien n'est géré informatiquement
Signature électronique oui / non ?
Si vous suivez le lien proposé pour vous guider, vous tomberez sur un texte épouvantable qui détaille tout mais ne dit rien : signature électronique . Ainsi vous comprenez que c'est très compliqué mais vous ne savez pas concrètement quel type de signature électronique est valide et quel type ne l'est pas. Donc vous ne savez pas si vous devez répondre oui ou non.
Comme vous pouvez le voir sur la copie d'écran ci-dessus, si vous répondez "OUI" on vous propose de télécharger votre document directement. Cela semble indiquer qu'avec une signature électronique on est dispensé de légalisation de signature ?! Mais une signature électronique de quel type ? Impossible à ce jour d'obtenir une réponse.
Mais si vous répondez "NON" 'ce qui sera sans conteste le plus fréquent, on vous demande alors si votre document est une traduction certifiée ? (en fait ce n'est pas libellé ainsi et ca laisse place à la confusion mais c'est le sens de la question).
Même si ce n'est pas une obligation, il est très probable que votre document soit une traduction assermentée, vous êtes en train de demander une apostille pour envoyer un document dans un pays étranger, généralement c'est une traduction assermentée (certifiée est un synonyme).
Vous avez un lien explicatif diplomatie.gouv.fr qui ne vous sera d'aucune utilité car ce texte traite du cas inverse au vôtre : vous voulez envoyer un document à l'étranger et on va vous parler de la réception par les autorités françaises d'un document provenant de l'étranger …
Restons dans les cas usuels, l'expert traducteur a été faire sa légalisation de signature en Mairie, vous répondez donc "OUI" à cette dernière question
Et là vous constatez que le logiciel devient fou et vous repose la question concernant la signature électronique puis celle de la traduction certifiée ... jusqu'à l'infini
Compléments d'informations au 05/06/2025
Bien que les bugs n'aient pas été corrigés, et malgré une ergonomie pour le moins douteuse, il est possible d'arriver au bout de la demande. Répondez strictement comme suit :
... et ainsi vous pourrez valider votre demande. Un autre écran apparait, il semble prévu pour un futur où il serait possible de télécharger, mais pour le moment il indiquer simplement qu'il faut tout envoyer par courrier.
La facture s'affiche alors, et elle est totalement fausse car elle vous fait payer deux fois trop cher. Oui, votre document est une traduction (c'est normal, quand on envoie un document à l'étranger on le fait traduire dans la langue du pays...) mais non on ne veut pas faire apostiller l'original, c'est uniquement le document qui voyage qui a besoin d'une apostille !
Et enfin comme vous le voyez sur l'écran final il va vous falloir envoyer le document par courrier. Vous pourrez y adjoindre un petit mot : "Votre logiciel est mal conçu, ce n'est pas parce que je veux faire apostiller une traduction assermentée que j'ai besoin d'une apostille sur l'original (qui lui va rester en France). Merci de corriger la facture qui doit être de 12 € et non pas 24 €."
Comme par le passé, la signature de l'expert traducteur doit avoir été légalisée sur la traduction avant de faire la demande d'apostille, et là il y a hélas beaucoup à dire ...
Le registre des signatures publiques (les gens ayant le droit de légaliser des signatures) n'est toujours pas constitué ! Certaines mairies ont fait ces déclarations, d'autres pas. Les Chambres notariales refusent alors la demande en arguant qu'elle ne peuvent pas vérifier que la légalisation de signature de l'expert traducteur a été réalisée par un agent autorisé...
- - On ne peut pas forcer le maire de sa commune à effectuer cette démarche, un Maire n'a pas à se soumettre aux souhaits des Chambres Notariales.
- - On ne peut pas changer de mairie : Légalisation de signature: dans la mairie du domicile uniquement
- - Les instances notariales ont écrit un texte d'aide totalement erroné qui confond "certification de signature" et "certification de copie conforme" : Comment faire apostiller
- - Face à ce problème, les Chambres notariales ont l'humour de suggérer la légalisation de signature chez un Notaire. Bien évidemment ce qui est gratuit en mairie devient payant ...
Nous recommandons à tous les confrères experts de s'informer pour savoir si leur mairie a fait la démarche ou pas : Carte des mairies présentes dans le Registre des signatures publiques utilisé par les Chambres Notariales
Les délais
La Chambre du Nord Pas de Calais a déjà deux semaines de retard, pour une procédure payante garantie en 3 jours c'est encourageant. A ce propos le mail reçu par le demandeur stipule : "votre demande peut prendre jusqu’à 8 jours ouvrés"
Malgré tout cela, on arrive parfois à obtenir quelques apostilles. En voici une :
Et on découvre que les fraudes sont bien trop faciles à réaliser. La version "dématérialisée" n'est qu'un PDF du document avec l'apostille en dernière page. Faire un "split" et un "merge" d'une page de PDF prend 30 secondes sur internet, des dizaines de sites proposent ce service. Et ne croyez pas que le code barre soit une protection car ce n'est qu'un code générique, identique sur toutes les apostilles, qui amène à un écran de contrôle où l'on doit saisir manuellement le code. La copie de l'apostille d'un document X sur un document Y passera donc la "vérification" avec facilité.
En résumé, la nouvelle apostille dématérialisée est ...
- payante alors qu'avant elle était gratuite
- incohérente sur les questions de signature électronique
- parfois impossible à obtenir selon la mairie du domicile de l'expert
- souvent surtaxée abusivement : auto-entrepreneurs (*2), traduction (*2)
- obtensible dans des délais épouvantables
- très médiocrement sécurisée
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