La règle de base :
Il n'y a qu'une seule règle : vous conformer à la demande.
Contrairement à ce que l'on pourrait imaginer, les procédures de légalisations ne sont pas si standard que cela.
Elles varient non seulement selon les pays de destination, selon les organismes demandeurs et selon la nature des documents.
De plus, l'obtention de ces légalisations peut être plus compliquée selon les Mairies, les Cours d'Appel et/ou la nature des originaux.
Il faut donc se référer à ce qui vous est demandé par l'autorité étrangère et le mettre en application.
Avez vous vraiment besoin d'une légalisation ?
Si votre traduction assermentée va rester en France, vous n'avez pas besoin de légalisation. La traduction assermentée réalisée par un expert près une Cour d'Appel française est toujours suffisante, il n'y a aucune exception.
Si votre traduction assermentée va partir à l'étranger, vous pouvez avoir besoin d'une légalisation si le destinataire final vous le demande;
- Si le demandeur étranger est une administration, très souvent
- Si le demandeur étranger est une université, presque jamais
- Si c'est un avocat, un notaire, une banque, ... parfois oui parfois non
Quel type de légalisation ?
Quand la légalisation est demandée, si le pays destinataire est signataire de la convention de La Haye, il faut faire apposer une apostille sur la traduction (mais il existe différents cas de dispense).
Si le pays destinataire n'est pas signataire de la convention de La Haye, il faut le visa du Ministère des Affaires Etrangères, puis un visa consulaire.
Dans les deux cas, la légalisation de la signature de l'expert est nécessaire préalablement.
Pour être très précis, la légalisation par apostille ou par visa du Ministère des Affaires Etrangères dépend non seulement du pays, mais également parfois de la nature du document. Pour consulter la référence officielle cliquez ici. Ces reglementations changent parfois et il arrive que le demandeur (étranger) ne soit pas au courant d'une ultime évolution et vous demande une formalité désormais impossible.
A propos de l'original
Si le demandeur vous demande que l'original soit légalisé, cela n'est pas du ressort du traducteur assermenté, qui ne peut intervenir que sur ses traductions.
Il vous faut d'abord obtenir la légalisation de l'original, puis donner à traduire l'original légalisé.
Un cas délicat d'obtention de l'apostille sur le document original survient quand il a été obtenu sur internet, donc sans signature d'une autorité, ou bien si il est signé par une personne ou organisme privé.
Il faut alors soit en faire une copie certifiée en Mairie, soit obtenir une certification notariale, soit une certification de l'ordre professionnel auquel le signataire est inscrit (médecins,...).
Dans tous ces cas le signataire des certifications est une autorité publique.
A propos de l'apostille
- Depuis le 1er mai 2025, les Cour d'Appel ne délivrent plus les apostilles. Ce sont les Chambres Notariales régionales qui s'en occupent.
- Ce qui était gratuit est devenu payant : 12 € TTC par document (6 € à partir du 4eme si vous envoyez plusieurs documents dans la même demande).
- Les demandes se font "en ligne" : https://apostille.notaires.fr/accueil
A propos du visa du Ministère des Affaires Etrangères
- Le Ministère accepte les copies certifiées conformes de l'original sauf pour certains types de documents tel que le casier judiciaire.
- En corolaire du point précédent, le Ministère veut toujours voir l'original, même si il ne porte son visa que sur la traduction...
- De plus le Ministère exige généralement que l'original soit légalisé (voir légalisation de l'original).
Attention : le Ministère applique des consignes aussi strictes que spécifiques pour le "contrôle" des originaux. Quelques exemples :
- L'original d'un casier judiciaire ne peut pas être une copie certifiée conforme, ce doit être le "vrai" original et de moins de 6 mois.
- Même chose pour un K-Bis mais il doit être de moins de 3 mois et signé du Greffe
- Les diplômes originaux sont refusés, il faut présenter une copie certifié conforme (à l'inverse des casiers judiciaires)
- Tout document original émanant d'un Notaire doit comporter la "Marianne" et non pas uniquement le tampon de l'Etude (ce qui est parfois bloquant car un Notaire ne peut apposer sa Marianne que sur certains types de documents ...)
- Tout sous-seing privé doit avoir obtenu une légalisation de signature
- Tout certificat médical doit avoir obtenu au préalable la légalisation de la signature du médecin, et exclusivement par le Conseil de l'Ordre des Médecins
- Même chose pour toute analyse médicale via le Conseil National des Pharmaciens
- Même chose pour tout document vétérinaire via le Ministère de l'Agriculture
- ...
Début 2020, le Bureau des Légalisations du Ministère des Affaires Etrangères s'est confiné ,comme tout le monde à l'époque, mais ne s'est toujours pas déconfiné après plus de deux ans... Vérifiez si c'est toujours le cas : Bureau des Légalisation. Il ne travaillent plus que par courrier avec un délai de 7 jours environ. Il faut leur envoyer : les originaux, les traductions, un chèque de n * 10 € (10 € par document. Un document est constitué de x pages formant un tout cohérent et traduites sous le même identifiant par l'Expert Traducteur), préciser le pays de destination et ne pas oublier l'enveloppe timbrée à votre adresse pour le retour.
Il est prévu qu'à partir du 1er septembre 2025, le Ministère ne s'occupe plus de cela, ce sera les Chambres interdépartementales de Notaires, comme pour les apostilles.
A propos des visas consulaires
Chaque pays a ses propres règles concernant d'éventuels prérequis (généralement il faut le visa du Ministère des Affaires Etrangères, mais certains demandent celui de Chambre de Commerce spécifiques), ses éventuels délais (de 10 mn à 10 jours) et ses tarifs (qui peuvent parfois être très élevés).
Se référer au site internet du Consulat concerné.
Pouvez vous faire les formalités par vous-même ?
Oui, sauf la légalisation de la signature du traducteur que vous ne pouvez obtenir par vous même que si l'expert a déposé sa signature en Mairie (dans les villes où la Mairie accepte les dépôts de signature) ou une Chambre de Commerce
Pour obtenir une apostille il faut faire une demande en ligne : https://apostille.notaires.fr/accueil
Pour le Ministère des Affaires Etrangères, c'est à Paris (le lien est un peu plus haut).
Et pour les visas Consulaires, tout Consulat du pays concerné est adéquat.
Tous ces organismes acceptent de travailler par courrier, mais bien sûr cela rallonge très sensiblement les délais.
Vous avez probablement trouvé que les informations ci dessus contiennent trop de "si" et de "mais", et vous avez raison ! Nous déplorons également que tout cela ne soit pas plus simple. Nous sommes à votre disposition pour vous aider.